CWV #29: Lan tỏa thực hành vòng tròn trong tổ chức sẽ như thế nào?

Host: Nam Phương

Guardian: Nam Taro

Thu hoạch: Hiếu, Ly, Phương

Bài thu hoạch dưới đây là ghi chép chi tiết tiến trình và nội dung của vòng tròn diễn ra vào sáng Chủ Nhật, ngày 11 tháng 9 năm 2022. Lưu ý, mỗi "-" là một chia sẻ riêng biệt.

Mình đã và đang thực hành vòng tròn tại tổ chức của mình. Mình mơ ước rằng mỗi thành viên của tổ chức sẽ mang tinh thần vòng tròn, nhờ đó tinh thần cộng hưởng, hợp tác sẽ được cao hơn cái tôi cá nhân, nhiều dự án với mục tiêu cao cả sẽ được thực hiện. Tuy nhiên, trong khuôn khổ của một doanh nghiệp, còn có nhiều yếu tố khác ảnh hưởng như sự tăng trưởng, doanh thu, nhịp độ, v.v. khiến mình cảm thấy bối rối.

Câu hỏi mình đang trăn trở và muốn lắng nghe từ vòng tròn đó là: Làm thế nào những thực hành vòng tròn, trở thành văn hoá của một doanh nghiệp một cách tự nhiên?

Tự nhiên nghĩa là theo tiến trình phát triển của mỗi cá nhân và nhóm. Không tự nhiên nghĩa là tập huấn và trả bài ngay. Mình không tìm giải pháp hoàn hảo, mà mình mong được bồi đắp nuôi dưỡng các chất liệu để mình thực hiện phù hợp với tổ chức của mình.

Vòng tròn bắt đầu với việc đề xuất cách làm mới cho việc thu hoạch. Sẽ có 3 người lần lượt ghi chép lại thu hoạch hôm nay, mỗi người 30p.

CHECK-IN:  Mọi người đang cảm thấy thế nào? Nếu ứng dụng vòng tròn vào tổ chức/doanh nghiệp thì mọi người hình dung không khí tổ chức của mình ra sao?

- Sáng nay biết là rất bận, tham gia nhiều chương trình, phải dậy sớm để hoàn thành, kỳ diệu là 7g đã mở mắt, đi tưới cây rồi đi bộ 30p, đúng 8g15 lên mở zoom cho chị Nam Phương. Cảm thấy khá phấn chấn. Hình ảnh hiện lên ngay lập tức, tổ chức đang làm đang ứng dụng vòng tròn, cảm nhận thấy mỗi lần nghĩ tới vòng tròn mọi người nghĩ tới ý định cần thảo luận với nhau.

- Hôm qua khó ngủ vì uống trà, sáng nay dậy lừ đừ. Vẫn kịp ghi lời biết ơn sáng nay. Đang tạo một nhóm cùng mọi người viết lời biết ơn mỗi ngày. Thấy vui và thoải mái, háo hức. Chủ đề em rất là quan tâm. Nếu ứng dung vòng tròn vào tổ chức của mình thì sẽ thế nào? Mọi người chưa quen và nháo nhào, chưa thực hành việc lắng nghe nên ai cũng tranh nói. Nó sẽ rất hỗn loạn ngay từ đầu, khó chấp nhật. Thấy hơi chạnh lòng khi chính phòng nhân sự của mình lại không có well-being.

- Cảm thấy nhẹ nhàng như kiểu của Tròn lành, chủ nhật hay phởn, nhẹ nhàng thoải mái. Mình đang phát triển mạng lưới hạnh phúc, trong đó  có 2 công cụ thực hành chính: khai vấn 1 kèm 1, thứ 2 là vòng tròn. Màu sắc của vòng tròn: màu hồng, khá tốt.

- Trạng thái nhẹ nhàng, buổi tối ngủ đủ giấc. Làm vòng tròn trung thu và được nói chuyện với mọi người. Không khí tổ chức của mình đang sử dụng vòng tròn rồi, cảm giác được tôn trọng, được lắng nghe ở những tổ chức trước khó có thể nói ra, thấy được tinh thần shared leadership, chia sẻ trách nhiệm với nhau, tin tưởng những người đồng nghiệp của mình.

- Hiện tại cảm thấy thư thái, lâu rồi mới có 1 buổi sáng như vậy, chưa kịp tưới cây. Đã ứng dụng vòng tròn trong tổ chức, không khí tùy hứng, tùy mood, tùy người nên không khí rất khác nhau. Nếu những người gần gũi, đã thực hành vòng tròn thì không khí khác. Mình để ý có những thành viên hay viện cớ để né check-in, check-out.

- Dậy vào lúc 3g30, học bài, cảm giác đã sống được nửa ngày. Bản thân tổ chức đang sử dụng vòng tròn trong việc làm việc cùng nhau. Không khí tùy thời điểm, tùy người, giai đoạn của từng thành viên, lúc nhanh lúc chậm, lúc máu lửa. Một điểm chung là chia sẻ chân thật, không né đi những điều còn lợn cợn mà chia sẻ cùng nhau.

- Ngày đầu tiên tham gia vòng tròn của nhóm. Quan tâm topic ngày hôm nay. Sáng nay khá vội vàng vì thức khuya, đấu tranh tư tưởng để bò dậy đc, nếu mình bỏ qua cơ hội này thì tiếc nên cố gắng dậy và tham gia vòng tròn. Công ty mình hơn 100 anh em, cũng đã có những hạt giống nhất định, thân thiết với nhau. Có những nhóm nhỏ chơi với nhau, coi nhau như bạn, gần gũi thân thiết, khiến sự gắn bó của các thành viên rất chặt chẽ. Khi gần gũi nhiều thì biết quá nhiều về nhau, bắt đầu có những phán xét, những rumor, lời ra vào với nhau. Quan trọng là làm thế nào để những vòng tròn ấy healthy, mang tính chất trung lập nhiều hơn, những vòng tròn ấy sẽ dung dưỡng những điều tốt đẹp, giúp mọi người thấy an toàn hơn và tin tưởng hơn. Mình nghĩ đến cả những thành viên đã rời đi và những thành viên sẽ tham g Một tổ chức cần làm tới thế nào để giữ 1 tố chức đủ LEAN vừa xây dựng được những cái hub ôm ấp những người đã rời đi và cả những người muốn vào tổ chức?

- Tổ chức có ứng dụng vòng tròn sẽ là 1 tổ chức transparent, chia sẻ những gì liên quan tới công việc một cách rõ ràng, không có bí mật, thoải mái hơn, không có rỉ tai nhau, mọi người thấu hiểu nhau, thấu hiểu những gì người khác đang làm. Từ thứ 2 là positive conflict, để mọi người học lẫn nhau, vì sau xung đột sẽ có những thứ có thể học hỏi nhau và làm tốt hơn.

 

2.      Chia sẻ bối cảnh:

Mình biết ơn vì con gái ngủ thẳng giấc nên đủ tinh thần tham gia hôm nay đón mọi người vào vòng tròn. Nếu ai cũng có tinh thần vòng tròn thì không chỉ ở trong tổ chức mà ai cũng có tinh thần này: Không còn doanh nghiệp mà người với người hợp tác với nhau. Phản ứng đầu tiên khi mọi người trong cty nói về ứng dụng vòng tròn vào doanh nghiệp, mọi người nói là “chậm”, mình cảm thấy bật ngửa khi nghe như vậy.

Có người đặt câu hỏi cho mình, nếu cứ ngồi với nhau như thế này thì thời gian đâu làm việc, đo lường kết quả như thế nào? Từ đó tò mò ra câu hỏi nhức nhối thời gian dài, đem tới vòng tròn hôm nay để chia sẻ. Làm thê nào ứng dụng vòng tròn vào doanh nghiệp một cách tự nhiên. Mỗi người là 1 người tưới cây, ươm mầm cho hạt giống của mình tại tổ chức.

Vậy sau khi được training vòng tròn, kết quả gì sẽ được thấy rõ ràng?

 

3.     Thảo luận:

- Câu hỏi này khác với lối tư duy của em. Em Ít sử dụng từ training cho việc sử dụng vòng tròn. Ở tổ chức của em, có 2 việc: đào tạo khai vấn - mentor, coaching 1 kèm 1. Sử dụng vòng tròn để các bạn hình thành nên learning circle, các bạn chia sẻ góc nhìn trong quá trình đọc tài liệu.

Em muốn làm rõ câu hỏi lại câu hỏi training ở đây là gì?

Host làm rõ mong muốn của mình - Sau khi công ty được training về facilitation trong vòng 6 tháng, các bạn học xong sẽ được gì, công ty được gì từ các bạn? Đối mặt với thực tế rằng, 1 DN bỏ tiền cho nhân viên đi học The Circle Way, sẽ mong muốn là nhận được lợi ích ngay. Mình đang cố đi tìm câu trả lời xem là nó có không.

- Em nhớ lại hồi làm ở công ty bên Nhật, học về điều phối như thế nào, vì phải làm việc với nhiều người ở nhiều nước khác nhau, cần học điều phối để giúp mọi người giải quyết một vấn đề cùng nhau. BTC sẽ có vai trò đặt câu hỏi, mời gọi mọi người tham gia, lên trình tự agenda như thế nào, hay lúc có 1 bạn nói nhiều thì mình xử lý ra sao.

Để xây dựng một chương trình thảo luận, mọi người cần những yếu tố gì? Measurement là vấn đề đưa ra lúc đầu đã được giải quyết hay chưa? Cả nhóm thảo luận xong có thỏa mãn không? Nếu mọi người thấy chưa thỏa mãn lắm thì người điều phối cần phải cải thiện thêm.

- Thường cái mà mình cam kết với một buổi điều phối là chưa phải chuyện nó ra được cái gì, mình cam kết với người ta là có mindset vòng tròn trước chứ chưa cam kết gì cụ thể. Nhiều công ty họ muốn dùng vòng tròn là công cụ. Dùng như thế thì phục vụ cho style dominant của lãnh đạo, họ có nhiều năm kinh nghiệm, nên chỉ muốn lèo lái đến kết luận của riêng mình.

Nhiều công ty tư duy cởi mở, nhưng gặp khó khăn để mời gọi nhân viên ở dưới tham gia đóng góp. Như thế thì lại dễ ứng dụng mindset vòng tròn hơn.

TIẾP CẬN TƯ DUY VÀ MỤC TIÊU

- Mình thấy câu chuyện mang vòng tròn vào doanh nghiệp giống như việc bạn quản lý hạnh phúc trò chuyện với bạn giám đốc hiệu suất. Nếu bạn quản lý hạnh phúc chỉ nói về hạnh phúc thì chưa tối ưu lắm. Bạn quản lý hạnh phúc là người coach cho GĐ hiệu suất, hỏi xem bạn muốn hiệu suất ngắn hạn hay dài hạn. Hai bạn cần bàn bạc để đi tới thống nhất tầm nhìn và hành động để đạt được công ty đạt hiệu suất và hạnh phúc dài hạn.

- Gần đây mình tìm hiểu sâu về Dialogic OD - Xây dựng tổ chức dựa trên các cuộc hội thoại và câu chuyện. Chúng ta cần xem xét xem người trưởng dự án mong muốn ứng dụng vòng tròn và người sponsor dự án có cùng chủ đích không. Đôi khi mình nghe luận điểm ở trên xong thì mình cần nghe metaphor câu chuyện ở dưới. Ví dụ ông GD hiệu suất ở như ví dụ ở trên, ý định của ông ấy là câu chuyện hiệu suất ngắn hạn. Còn ông quản lý hạnh phúc lại nghĩ đến hiệu suất dài hạn.

 

MỜI GỌI SỰ THỬ NGHIỆM

- Có những thứ như vòng tròn và Giao tiếp trắc ẩn để có kết quả đo được thì rất xa. Người lãnh đạo họ có aware được những điều đó không. Với tổ chức của em, có những assumption: những thứ không quan trọng thì không đo lường được. Mình đối mặt với cái mentality: Không đo được thì không phát triển được. Người sếp cần nâng cao nhận thức, mình có thể coach hoặc mời sếp đi trải nghiệm học các khóa học có người trainer giỏi. Đưa sếp đi trải nghiệm ở IDEO (ví dụ công ty người chia sẻ), ở đó họ có văn hóa làm việc nhóm rất mạnh. Sếp có muốn DN của mình trông như vậy không, thì thuyết phục cho mình đi học vòng tròn. 

- Những cái gì mới thì mình đi gieo hạt. Hoặc có thể mình tự bỏ tiền đi học, rủ thêm middle manager, hay các bạn khác cùng đi học. Tổ chức mình có chính sách learning development fund cho nhân viên đi học khi chỉ cần line manager đồng ý.

- Công ty của em là 1 công ty đa quốc gia, hơn 6000 người. Em hay nói chuyện với sếp HR của em: Công ty crisis quá, nhiều người ra đi và họ ra đi thì bảo là họ được giải thoát. Mình thấy cách tiếp cận của công ty đã cũ quá rồi. Lúc em chia sẻ với chị ấy, em có cảm giác model về mặt leadership nó tập trung vào một hoặc một số người. Chị ấy bảo là chị phải ứng xử, đứng giữa rất nhiều stakeholder.

Em có nói với chị ấy: Lãnh đạo cũng là con người, cũng được phép vụn vỡ chứ. Nếu chị ko nói ra thì có rất nhiều nhân viên không biết tưởng là mọi chuyện đang tốt đẹp. Nên họ không biết mà đóng góp để giải quyết. Chị ấy nói: Học giao tiếp trắc ẩn và lắng nghe là không cần thiết. Em thấy Phòng L&D mở các khóa học, mọi người cũng không đi.

Mình đang thấy là chị ấy ko đủ open để chị ấy đón nhận. Đó là vấn đề về mindset.

 

Host chia sẻ câu hỏi đào sâu thêm: Làm thế nào để đưa thực hành vòng tròn một cách tự nhiên? Nếu đội hình chưa sẵn sàng mở? Thì làm sao để mở 1 cách tự nhiên?

- Phản hồi chia sẻ từ người trước đó: Ai cũng có hình ảnh về một thực tại gì đó. Hình ảnh (người chia sẻ trước) thấy là về vòng tròn, và thực tại thấy môi trường không hiệu quả, còn chị sếp hình ảnh là mô hình cũ - phân quyền, và môi trường vẫn hiệu quả. Câu hỏi của (người chia sẻ trước) khi góp ý với sếp: Làm sao để mang vòng tròn vào Doanh nghiệp? Câu hỏi trong đầu chị sếp: làm sao vẫn giống cấu trúc hình cây mà nó tăng tính engagement hơn thôi?

 Cách làm của mình: Mời họ thử làm, mà không gọi nó bằng cái tên mới – chưa cần gọi là vòng tròn - để khơi gợi sự tò mò của họ. Khi họ tò mò thì mới khai mở thêm thông tin

 

THỰC HÀNH MODELING TINH THẦN VÒNG TRÒN

- Nghe câu chuyện của (người chia sẻ trước), mình nhớ đến chuyện mình: Khi mình không tìm được tổ chức có chung văn hoá và sứ mệnh với mình thì mình sáng lập 1 cái (Cười). Thực hành vòng tròn từ góc  nhìn của mình nên dựa trên văn hoá khai vấn. Mình thấy có thể đưa văn hoá Khai vấn trước, đẩy hiệu suất mạnh và hiệu quả thời gian. Em cũng nghĩ vòng tròn là nơi cần những người có tần số giống nhau. Văn hóa khai vấn giúp tạo nền tảng cho thực hành vòng tròn lan tỏa.  

 - Bản thân mình chưa bao giờ gọi tên “Vòng tròn” với sếp. Mình ứng dụng những yếu tố của vòng tròn vào các cuộc họp khi thấy cần thiết. Indicator của thực hành vòng tròn là gì: (1) Người muốn host thảo luận có rõ ràng về câu hỏi hay không? Muốn người tham gia đóng góp gì? Bao nhiêu phút? Tại sao nó quan trọng cho bạn, hay cho người khác? (2) Nghe với sự chú tâm, (3) Nói với sự để tâm, (4) Người host/facilitator bắt đầu với việc modeling những tâm thế vòng tròn qua hành động để mọi người quan sát và hiểu.  

-Trong công ty em nếu nhân viên, đứa tôm tép mà modeling cũng không ai làm theo vì có yếu tố của quyền lực.

- Làm việc với quyền lực, và chủ đề thay đổi thói quen cũng là 1 chủ đề hay để chúng ta cùng bàn luận trong một vòng tròn khác.

 

NUÔI DƯỠNG TỪ NHỮNG BƯỚC NHỎ NHẤT

- Mình thấy có 2 điểm chúng ta có thể lưu ý trong quá trình lan tỏa những thực hành như vòng tròn:

Circle of influence: Starting point có thể là mình tạo được tác động trong 1 nhóm nhỏ gần nhất với mình.

Để tâm đến tiến trình của mỗi người: Đôi khi hạt sáng mình chọn để bắt đầu có khi không phải là người sếp – vì đây lại có khi là điều khó làm nhất. Ai là người gần với suy nghĩ của mình nhất, mình có thể mời gọi họ thử nghiệm điều gì chung?  

 

CAN THIỆP ĐỂ XÂY DỰNG HÀNH ĐỘNG HỮU ÍCH

- Mình đang thực hành Action Learning, nghệ thuật trong Action Learning là thời điểm nào cần can thiệp vào để một nhóm có thể học hỏi từ việc quan sát hành vi của mình. Có những khoảnh khắc mình hỏi: Mọi người quan sát thấy điều gì trong khoảnh khắc vừa rồi. Ví dụ mọi người nói là tôi thấy mọi người chen ngang khi đang nói chuyện.

Modeling ở đây không phải là lấy 1 model công thức nào đó. Có lúc mình làm action learning cho nguyên 1 phòng, xong anh GĐ bảo là anh cảm thấy mình dominant nhóm quá. Đúng lúc họ nhận ra thì họ làm gương luôn. Có những trường hợp, mình sẽ dừng cả nhóm lại để xác nhận: Tất cả mọi người có vừa nhìn thấy chuyện xảy ra như vậy không? Yes/No. Điều đó có ảnh hưởng tới nhóm không? - Nếu mọi người thấy đó là bình thường thì hãy đi bình thường.

Nhiều người thấy chuyện bị dominant vẫn thấy bình thường. Dần dần mọi người cũng nhận ra chuyện đó không bình thường. Mình cho phép cả nhóm lắng đọng trong 1-2 phút gì đó, rồi mình hỏi mọi người. Mình không được phiến diện từ phía mình, đây là quan sát cá nhân của mình trong vai trò Action Learning Coach.

Mình chỉ can thiệp như trên khi những người dominant và bị dominant có mặt ở đó. Khi mình nói thì người dominant nhìn mình bằng ánh mắt hình 4 viên đạn! Mình đứng ở vị trí trung lập, cần dũng cảm, như dùng con dao sắc, rất nhanh, ở thời điểm phù hợp. Power của mình dưới nhóm lãnh đạo, nhưng trong Action Learning, vai trò người host đó của mình có vai trò can thiệp để có thể giúp nhóm học hỏi. Nếu anh biết có người có quyền lực lớn trong nhóm, thì hỏi mọi người cho biết là ai trong nhóm có quyền dung hòa, hoặc có động tác gì để can thiệp. Quan trọng là cần tìm được điểm thống nhất của cả  nhóm trước khi bắt đầu về ai có vai trò can thiệp.

 

4.     CHECK-OUT: Khi mình bắt đầu với hạt mầm gieo về vòng tròn, thì hạt mầm sau buổi hôm nay của bạn như thế nào?

- Hạt mầm bắt đầu gieo, ngâm ở nước, trương phồng lên, vỏ rách ra

- Càng ngày mình càng nói về vòng tròn thì mình càng hiểu về mindset của người điều phối. Người điều phối luôn có bird eye view, có mindset để gọi tên động lực đang diễn ra trong nhóm và để cho những người tham gia quyết định tiếp theo sẽ làm gì.

- Có thảo luận về sự đồng thuận, mình có trách nhiệm thì mình sẽ làm, cần sự dũng cảm

- Mình mang đi mindset của người điều phối cho dù mình không là người điều phối

- Có cảm giác nghe mọi người nói rất đã, vì mình cũng gặp nhiều khó khăn và đồng cảm với mọi người. Một cách học của mình là trải nghiệm của mình. Một trạng thái wow nó sẽ giúp mình thay đổi mindset nhiều.

- Hành trình của mình với vòng tròn, với điều phối cũng rất nhiều thử thách. Cái gì đang chờ mình tiếp theo? Mình cứ challenge bản thân, mình vẫn giữ sự tò mò đó, đôi khi nó làm cho mình khó chịu. Cũng có lúc mình dành thời gian quan sát xem cái sự khó chịu đó như thế nào. Rồi lại lăn tới những nơi khác để tiếp tục.

- Hôm nay là lần đầu tiên tham gia vòng tròn của mình, được nghe rất nhiều chia sẻ đa màu sắc. Rất là excited, đúng thời điểm mình có những trăn trở. Hôm nay là buổi mình cảm thấy có những hạt sáng trong tổ chức của mình. Giờ mình có nguồn lực circle of wisdom để học hỏi lẫn nhau. Làm sao để mình có những vòng tròn weekly.

- Rất mong muốn những cuộc trò chuyện đào sâu, mầm của em mới đưa ra khỏi hộp thôi và rất có tương lai. Hôm nay vào vai trò thu hoạch thấy rất no. Ăn no nước và thấy hạt mềm phồng lên. Thấy được những mô hình khác, formal và informal. Thấy ảnh hưởng dần dần xuất hiện.

- Mình tới với một câu hỏi và nhận được rất nhiều chia sẻ của mọi người. Biết ơn mọi người rất nhiều. Hạt mầm của mình bắt đầu cắm rễ.

Người bảo hộ rung 2 tiếng chuông để ra dấu kết thúc vòng tròn.

 

5.     Chiêm nghiệm của host:

(Sẽ được cập nhật sau)