Kinh nghiệm tổ chức vòng tròn online

Một số lưu ý nhặt nhạnh cho vòng tròn online:

• Họp online đòi hỏi nhiều năng lượng hơn offline.
• Đường truyền luôn chậm hơn một chút so với thực tế. Điều này gây căng thẳng cho não trong những mili-giây đó, vì tiếp nhận phản hồi không tương xứng với kỳ vọng. Ví dụ, mình đang nói điều B, trong khi đó, màn hình vẫn hiển thị phản ứng của người kia với điều A vừa nói trước đó. Do vậy, các hoạt động yêu cầu người tham dự nhìn khỏi màn hình, nhắm mắt, tắt camera trong vài phút giúp xoa dịu não.
• Việc nhìn thấy hình ảnh của bản thân trong Gallery View làm nhiễu sóng não. Điều này giống như việc vừa nói chuyện trên bàn ăn vừa liên tục soi gương vậy. Não khó có thể phân tích thông tin này. Do vậy, nên tắt màn hình của mình (Hide Self-view).
• Khuôn mặt hiện lên trong khung hình nếu quá to, quá nhỏ hoặc bị mất một phần cũng gây căng thẳng cho não. Cần chú ý đặt tầm mắt mình ngang với tầm camera, ở chính diện. Căn chỉnh chỗ ngồi để thấy được từ khoảng giữa xương ức trở lên. Chiều cao người chiếm khoảng 70-80% chiều cao màn hình thay vì chiếm trọn.
• Với các chương trình kéo dài từ 60 phút trở lên, nên có các hoạt động thể chất hoặc vài giây thư giãn giữa giờ. Với các chương trình từ 120 phút trở lên, nên có thời gian giải lao từ 5-10 phút để mọi người uống nước, đi vệ sinh. Các chương trình từ 180 phút trở lên nên giải lao từ 15-30 phút. 
• Có thể khuyến khích mọi người giữ một khái niệm hoặc câu hỏi nào đó trong đầu trong giờ giải lao. 
• Tiếp xúc với thiên nhiên, nghệ thuật, hoặc nằm nghỉ, giúp phục hồi năng lượng nhanh.

(Nguồn: suzannemoxhay.com)

Công cụ Khung chương trình (Call Flow):

Cá nhân em thích việc chuẩn bị khung thời gian & nhiệm vụ kỹ trước chương trình, vì nó giúp em tập trung và cân bằng được các mục đích em đã đề ra. Khi chương trình thay đổi giữa giờ để phù hợp với nhu cầu tại thời điểm đó của vòng tròn, khung này giúp em phân tích được tại sao mình lại phải thay đổi & có thể cải thiện gì ở lần tới. Đặc biệt là khi làm chương trình cùng nhiều người, khung chương trình giúp mỗi người biết chính xác mình cần làm gì vào lúc nào.

Một số mẫu khung chương trình tại đây.

Mở đầu & Kết thúc:

• Mở phòng họp 10 phút trước chương trình để chào hỏi & hỗ trợ kỹ thuật nếu cần.
• Em thường dành ít nhất 10-15 phút cho phần Mở đầu, bao gồm chào mừng, giới thiệu chương trình & cam kết của chúng ta với nhau và hoạt động đầu giờ. Điều này đặc biệt quan trọng để mọi người ổn định chỗ ngồi và tâm trí.
• Phần Kết thúc thường cũng cần ít nhất 10 phút để có đủ thời gian thu hoạch và đóng vòng tròn. Đây cũng là thời gian đệm đề phòng trường hợp các hoạt động phía trước lố giờ.

Chia nhóm nhỏ (breakout rooms)

• Đảm bảo rằng hướng dẫn đã rõ ràng, và đã dán vào khung chat. ( "  Có ai có câu hỏi gì không? "  ) 
• Có thể làm mẫu hoặc giải thích, và nên lặp lại câu hỏi lần cuối trước khi mở phòng.  
• Trung bình mỗi người cần ít nhất 2,5 -3 phút để thảo luận một câu hỏi. Em thường tạo phòng có 3-4 người, 3 phút x 3 người = 9 phút, thêm 1-2 phút để mọi người chào hỏi, chọn ai nói trước, hỏi thăm nhau cuối giờ, tổng cộng là tầm 10-12 phút.
• Với các câu hỏi sâu sắc hơn hoặc nhóm nghiêm túc hơn, thời gian cho mỗi người có thể lên đến 5-8 phút. Trong Circle Of Trust, sau khi cả nhóm đã được học cách lắng nghe và đặt Câu hỏi Mở & Thành thật (Open Honest Question), một người có thể có 12-15 phút để nói và được lắng nghe trong nhóm 3 người.
• Luôn để 30-60s làm thời gian đệm trước khi quay về phòng chính.
• Nếu có nhiều hơn một hoạt động chia nhóm nhỏ, nên giữ thành viên xuyên suốt, trừ khi có hướng dẫn theo mô hình cafe - một người sẽ mang tinh túy của cuộc thảo luận vừa rồi đi thụ phấn cùng với nhóm tiếp theo.
• Luôn hướng dẫn rõ ràng rằng mỗi người hoặc một người trong nhóm sẽ thu hoạch những điểm chính, điểm chung của nhóm để đưa vào kho thu hoạch hoặc chia sẻ trong phòng chính.
• Sau tương tác nhóm nhỏ, dù là làm bài tập chiêm nghiệm cá nhân (viết, vẽ, thu thập, ...), cặp đôi (dyad), nhóm nhỏ có hoặc không có sự ghé thăm định kỳ của người điều phối, luôn cần dành thời gian cho việc thu hoạch trong phòng chính (dạng Bỏng ngô, theo thứ tự, ...).