CWV#24 - Đem vòng tròn vào doanh nghiệp

Cứ hai tuần một lần thì vòng tròn cho những người thực hành vòng tròn lại mở ra để đón những chủ đề và nhu cầu đang cần trí tuệ nhóm để cùng nhau chiêm nghiệm và khám phá. Sáng nay thì IAF Vietnam Chapter và Cộng Đồng Thực Hành Điều Phối Vòng Tròn tiếp tục đón chủ đề thú vị: Mang vòng tròn vào doanh nghiệp ra sao?

Chúng ta cùng nhau thu hoạch những câu chuyện mang vòng tròn vào cuộc họp tổng kết tháng, những buổi họp chiến lược, những buổi chia sẻ về những vấn đề quan trọng trong công ty, hoặc đơn giản là một bữa tiệc sinh nhật của các thành viên trong một doanh nghiệp về mảng nông nghiệp. 

Vòng tròn mở ra những chiêm nghiệm quan trọng về ”văn hoá vòng tròn” - mở rộng thế giới quan rộng hơn việc vòng tròn chỉ là một phương pháp. Cả nhóm cũng cùng nhau đưa ra những câu hỏi đắt về giá trị mà vòng tròn mang lại cho tổ chức: Ở nơi đâu chúng ta cần trí tuệ tập thể, cần những góc nhìn đa chiều và sẵn sàng lắng nghe sự đa dạng trong ý kiến thì  nơi đó hội tụ những điều kiện cần để vòng tròn phát huy sức mạnh lớn nhất của nó.

Nhìn về một khía cạnh khác, mang vòng tròn vào một nhóm cũng là một phép thử của người điều phối để lộ ra những dòng chảy ngầm về ý thức nhóm, hệ thống chia sẻ quyền lực và thói quen làm việc cố hữu của nhóm. Mang vòng tròn vào doanh nghiệp không phải là một công thức giải quyết vấn đề, mà nên được nhìn như một chất xúc tác để hệ thống được nói về những điều quan trọng và tự nhìn được vào chính mình để có những bước thay đổi giá trị cho tất cả mọi người.

 

Quay lại nguyên tắc mình luôn tâm niệm trong nhánh điều phối Art of Hosting: Chúng ta muốn ngồi lại nói chuyện vì giá trị chúng ta quan tâm và thấy chúng ta có thể đóng góp cho cuộc trò chuyện này. Vòng tròn là biểu tượng cho một nhu cầu rất căn bản mà chúng ta rất hay quên: nhu cầu được nói về những điều quan trọng. Ở đâu cần có những câu hỏi khó mà một người không trả lời được thì nơi đó vòng tròn là “đất” để ta vun trồng trí tuệ tập thể.

>> 1-2 từ miêu tả cảm xúc của mình hôm nay? Và trái ngọt mình muốn gặt hái từ hôm nay là gì?

thấy mọi người

tim mình đập nhanh

đã lâu không được sống 

với thực hành của mình

chỉ ở đây với mọi người thôi 

đã rất vui

muốn gặp lại, muốn lắng nghe

rõ ràng, thật ra 

doanh nghiệp đã và đang thể hiện tinh thần vòng tròn 

qua những hình thức nào

ngồi vào vòng tròn không phải chỉ khi nói chủ đề khó

bán nước trước cửa nhà

khá là duyên

mỗi chúng ta là một chuyên gia trên những trải nghiệm của mình

mỗi câu chuyện là một cái gương

>> 5-7 phút cho câu chuyện nào đến rõ nhất với anh Lâm

Sắp nghỉ công ty BĐS, sếp hỏi em có giới thiệu điều phối cho mọi người được không?

Chủ đề theo Giám đốc Phòng đào tạo: Chúng ta có thể làm gì để phát triển và hỗ trợ chiến lược sắp tới của công ty?

Trước giờ anh chưa bao giờ hình dung ra một cái gì đó không cần ồ ồ ào ào như đi team building, nhưng mọi người vẫn rất kết nối với nhau, không ai có cơ hội móc điện thoại ra.

"Điều phối không bao giờ có thất bại, chỉ có học hỏi mà thôi."

Tại công ty bán lẻ, chưa mang vòng tròn vào được ngoài một lần làm tổng kết, chiêm nghiệm quá trình học & làm việc sau khi kết thúc khoá học về quản lý.

Tại Moshav: Thường thì lãnh đạo công ty lên các giá trị cốt lõi, sau đó áp xuống để mọi người làm theo. Lâm hỏi những người sáng lập ra nông trại: bạn muốn bạn nói gì họ làm theo, hay muốn không có bạn họ vẫn làm? Nếu muốn cái sau thì phải cho họ có tiếng nói.

Nếu bạn muốn cách cũ, thì Lâm đi. Nếu chọn cách sau, thì Lâm sẽ làm đến cùng, để tổ chức này được vận hành theo cách mà mọi người cùng chung tay.

Vòng tròn đầu tiên rất thất bại, hầu như không ai nói gì ngoài điều phối viên và sáng lập viên. Nhưng dần mọi người nhận ra là mỗi người nhận ra tiếng nói của mình có giá trị.

Lãnh đạo hoang mang, không biết có vấn đề gì hay không?

Sau đó một thời gian, Lâm quay lại. Buổi sáng tập huấn về Giải quyết Vấn đề, buổi tối thì làm vòng tròn. Công ty hay có Tổng kết tháng, theo dạng ở trên đọc, ở dưới người nghe người không. Lâm yêu cầu mọi người cứ chuẩn bị, nhưng team leader phải để cho nhân viên nói. Đến tối thì ngồi vòng tròn.

Câu hỏi mở đầu: cảm xúc của bạn là gì, tháng này bạn có điều gì đáng nhớ? Phải chuyền vật nói (talking piece) thì mọi người mới nói. Kể những câu chuyện rất cảm động, như là nấu cơm cho chó mà lỡ để mọi người ăn. Trước nay mọi người vẫn nghĩ là team sale ngồi phòng máy lạnh sung sướng, rồi mới nghe được là gặp áp lực doanh thu mỗi tháng gần mười mấy tỷ. Team sản xuất không biết tìm được nguồn muối ở đâu, thì có những bạn đứng lên bảo ở gần quê tôi có vựa muối tốt.

Sau đó thì mục tiêu là lần tới không có Lâm thì các bạn vẫn làm. Một cái đơn giản là chúc mừng sinh nhật cùng nhau. Lâm khuyến khích các bạn đi học khoá học vòng tròn cùng Lâm, để sau đó cùng thiết kế. Khi người lãnh đạo đủ quyết liệt, khi nhân viên hiểu giá trị, thì vòng tròn phát huy sức mạnh.

Câu hỏi: Vòng tròn có sử dụng được cho những quyết định chung cần sự tư duy, chứ không chỉ thuần tuý chia sẻ cảm xúc không?

1. Chúng ta vẫn chia sẻ về công việc, nhưng có khía cạnh cảm xúc hơn. Ví dụ, tuy tôi không thuộc team marketing, nhưng tôi hiểu áp lực của bạn và tôi sẵn sàng vào giúp chia sẻ bài viết về sản phẩm.

2. Những quy trình ví dụ như quy trình lên chiến lược không mới với doanh nghiệp, nhưng cách tiếp cận thay vì từ trên xuống (top-down) thì là xây dựng sự đồng thuận (consensus workshop). Mình không làm mới quy trình, nhưng đổi cách họ tư duy & cách họ hành động.

Họ đang ở đâu?

Họ muốn đến đâu?

Điều gì đang là cản lực (contradiction)?

Họ cần làm gì?

Nếu mọi người có một góc nhìn hay câu chuyện nào đó cũng liên quan tới câu hỏi của Phong, thì mời mọi người chia sẻ.

3. Chuẩn bị những thông tin để họ suy nghĩ và biết rằng mình có thể đóng góp gì. Có thời gian kết nối với chủ đề, với nhau, với cách thực hành, với kinh nghiệm trong quá khứ, thì việc chia sẻ dễ hơn.

4. Trước đây chỉ làm họp all-hands, mỗi team thông báo lời-lỗ, nhưng mọi người không lắng nghe. Thay vì làm buổi all-hands sẵn thì làm trong các buổi nhỏ trước, các bạn tới và có hoạt động chào hỏi nhau. Team tài chính đến thông báo thông tin tài chính của cả công ty, và mỗi team. Rồi sau đó thì mọi người lên ý tưởng, chia nhóm nhỏ thảo luận, tạo danh sách hành động (action list), để biết sau đó rồi làm gì. Buổi hôm đó thì rất kết nối, nhiệt huyết, nhưng sau đó làm được tới đâu thì phụ thuộc rất nhiều vào mọi người.

5. Khi làm vòng tròn cảm xúc, thì mọi người nói là không có hành động. Khi làm vòng tròn nói về hành động không, thì mọi người vẫn lấn cấn là nó chưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề cụ thể.

6. Vòng tròn là phần nào đó trong cả tiến trình thì liệu có phù hợp hơn không?

Vòng tròn không xoay quanh một ai, mà xoay quanh ý định của chúng ta.

7. Trong hoạch định đòi hỏi kiến thức, trí tuệ. Người trước giờ nắm quyền quyết định có tin là mỗi người đều có trí tuệ bên trong họ không, có sẵn lòng dấn thân với niềm tin đó để trao quyền quyết định cho trí tuệ của tập thể không?

8. Chỉ có những người có sự tự tin trong họ đủ, mới dám nói điều họ hy vọng cho bản thân họ. Để cho một người có năng lực để lên tiếng, cần bắt đầu từ những câu hỏi rất nhỏ, trong không gian mà họ thấy an toàn nhất, từ những cái riêng tư nhất.

>> Dừng một chút để nhìn lại những gì chạm đến mình, mình có gì thôi thúc khi nghe mọi người nói?

9. Hình ảnh đường giao thông, lái xe xuôi ngược. Nếu xe máy cắt ngang xe ô tô, thì sếp trong xe ô tô khó chịu. 

Lời mời: Giúp mọi người chuẩn bị tinh thần, dữ kiện để đi tới đó cùng nhau.

Nguyên lý: Không phải là khuôn phép mà là lời mời. Ví dụ: Lắng nghe với sự chú tâm; Nói với sự để tâm; Biến thôi thúc đánh giá thành sự tò mò.

10. Người quản lý rất chật vật. Họ nói thì cấp dưới không nghe. Nếu trao quyền thì không quản lý được. Họ gặp áp lực từ cấp trên, từ cổ đông. Có những anh chị vẫn thấy cách cũ tốt, có hiệu quả. Có những anh chị thấy cách cũ không hiệu quả, nhưng chưa biết cách để bước qua cánh cửa bên kia. Mình thấy được sức mạnh của trí tuệ tập thể, khi mọi người nói lên, và tiếng nói được tổng hoà, đặc biệt là những người làm thực trên chiến trường.

>> Ngày hôm nay chúng ta đã cùng dệt nên một tấm vải của trí tuệ tập thể. Nếu mình được rút ra một sợi chỉ, mình sẽ muốn rút điều gì?

Sự chuẩn bị trước chương trình

Dấn thân vào sự mông lung và không biết

Mình có tin nhau, tin vào sức mạnh tập thể, tin chính mình không?

Thế điều gì đẩy chúng ta đi, trong khi có những sự lựa chọn khác an toàn hơn?

vòng tròn là một điều đơn giản và ấm áp

giàu có thông tin và insights

Vòng tròn chỉ mở cho một câu hỏi & một lời mời, câu hỏi khác mời hôm khác

cách tiếp cận và đặt câu hỏi để người cấp dưới đủ tin tưởng, đủ tự tin

đầu mình chưa nhảy số

mời gọi thêm sự chia sẻ từ bác giúp việc và các thành viên trong gia đình

Sufficient consistent togetherness - cùng nhau, liên tục, đủ đô

ngạc nhiên vì áp lực từ sếp, khi mình làm ở môi trường không có sếp

nghe được tinh chất của từng mẩu. vụn thông tin, kiên nhẫn đãi cát tìm vàng

không cần phải cứng cáp, chỉ cần một câu hỏi & bối cảnh cá nhân để mở vòng tròn

làm sao để mọi người tham gia đều có thể bày tỏ

thích cách Nam cho dừng lại để chiêm nghiệm

Vòng tròn không chỉ là phương pháp, mà về văn hoá, tâm lý nhóm, cách chia sẻ nguồn lực, một cái kính lúp & một ngọn lửa để thử xem nhóm này phản ứng thế nào với vòng tròn

Khi mình thử không có nghĩa là vòng tròn thất bại, mà là chúng ta chưa sẵn sàng. Khi đó, mình nắn lại vòng tròn, làm việc với hệ thống lớn hơn. Hệ thống lớn hơn xung quanh mình như thế nào, thì có điểm hé nào để mình có thể bước vào và thay đổi? Thay đổi cần nhiều thời gian, một vòng tròn chỉ là điểm mớm ban đầu.

Vòng tròn tiếp theo: Vai trò của người CEO nên là gì để hỗ trợ tốt nhất cho vòng tròn được hiệu quả? Chúng ta có thể làm việc với lãnh đạo cấp cao và với cấu trúc quyền lực như thế nào?

Có những CEO hiểu tầm quan trọng của trí tuệ tập thể, nhưng không có công cụ để việc thu thập tiếng nói được hiệu quả.

-----

Giới thiệu sự kiện:

Nếu bạn đang tự hỏi:

• Mình có thể thay đổi thói quen giao tiếp và kết nối tại nơi mình đang làm việc không?
• Làm sao để bắt đầu tạo dựng một không gian đối thoại nơi mỗi người đều cảm thấy tiếng nói của mình có giá trị?
• Liệu có những khó khăn và niềm vui nào khi khi mang một văn hoá mới vào môi trường doanh nghiệp?

Mời bạn đến với buổi thảo luận cùng những người đã và đang mang vòng tròn - một phương pháp đối thoại dựa trên tinh thần bình đẳng và tin cậy - vào doanh nghiệp. Chương trình khởi động bằng phần trình bày các trường hợp cụ thể và hỏi đáp cùng khách mời. Sau đó, người tham gia sẽ có cơ hội thảo luận và hỏi đáp dựa trên những điều đã được rút ra từ các tình huống trên.

Về khách mời:
Anh Nguyễn Thanh Lâm có 9 năm kinh nghiệm trong mảng L&D trong doanh nghiệp, và là nhà huấn luyện được chứng nhận theo phương pháp Học Hành động (Action Learning) từ WIAL (World Institute of Action Learning). Anh hiện đang thực hành về khai vấn (coaching) dành cho cá nhân, nhóm và điều phối (facilitation).

Về người điều phối:
Anh Phạm Hải Nam là Chuyên viên điều phối nhóm và tạo không gian trải nghiệm, và là Đồng sáng lập không gian Mindful-Nest. Anh có kinh nghiệm 8 năm làm công tác điều phối ở Nhật, Hà Lan và Việt Nam, góp phần phát triển năng lực đồng kiến tạo và lãnh đạo đa phương (co-creative & participatory leadership) cho các đội nhóm và tổ chức quốc tế.

---

Nếu bạn có thời gian và không ngại đọc tiếng Anh/ dùng Google Dịch, bạn có thể tham khảo bài viết về cách đón những thử thách có thể xảy ra trong vòng tròn tại đậy: https://healingcirclesglobal.org/2017/12/13/holding-space-for-challenges-within-circles/